Qualitätssicherung im Vergabeprozess

Qualitätssicherung im Vergabeprozess

Sicherstellung der Angebotsqualität im Verlauf des gesamten Vergabeprozesses

In der Planung von Nahverkehr und des Öffentlichen Personennahverkehrs (ÖPNV) spielen On-Demand-Verkehre eine immer größere Rolle. Sie versprechen die Attraktivität des bestehenden Angebots zu steigern und mehr Fahrgäste zu gewinnen. Dies kann zugleich nur erreicht werden, wenn der Betrieb des On-Demand-Verkehrs erfolgreich eingeführt und umgesetzt wird. Dafür ist entscheidend, dass in der Planung der Ausschreibung des On-Demand-Verkehrs spezifische Voraussetzungen und Anforderungen festgelegt werden, die sich stark von denen an den klassischen Linienverkehr unterscheiden.

Dementsprechend muss im Rahmen des Vergabeprozesses sichergestellt werden, dass eine ausreichende Qualifikation der Anbieter für die Ausführung und Weiterentwicklung des On-Demand-Verkehrs gegeben ist. Um sich darauf verlassen zu können, einige wirklich qualifizierte Angebote zu erhalten, anstatt vieler Mittelmäßiger sollten Auftraggeber:innen vor und im Verlauf des Vergabeprozess entsprechende Maßnahmen zur Qualitätssicherung ergreifen.

Die Instrumente zur Qualitätssicherung

Um über den gesamten Vergabeprozess hinweg die Qualifikation der Anbieter:innen und die Qualität ihrer Angebote prüfen und sicherstellen zu können, sollten folgende Instrumente und Maßnahmen Anwendung finden:

210622 Qualitätssicherheit im Vergabeprozess 4 Punkte Visualisierung

1. Markterkundungsverfahren helfen bei der Einschätzung der Anbieter:innen

Im Vorfeld der Ausschreibung von On-Demand-Projekten bietet es sich an, ein Markterkundungsverfahren durchzuführen. Die Auftraggeber:in gewinnt dadurch bereits vor dem offiziellen Start des Vergabeprozesses einen ersten Eindruck ausgewählter Anbieter:innen hinsichtlich ihrer Kompetenzen. Auch lässt sich anhand von Best-Practice-Beispielen der Anbieter:innen ableiten, welche Anforderungen im Rahmen der Ausschreibung berücksichtigt werden sollten. Gleichzeitig gibt es den Auftragnehmer:innen die Möglichkeit, die Zielstellung und Bedürfnisse der Auftraggeber:in besser zu verstehen und dies bei der späteren Bearbeitung der Ausschreibungsunterlagen zu berücksichtigen.

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2. Referenzen als Teilnahmevoraussetzung und Erfahrungsbeleg

Während des Ausschreibungsprozesses sollten die Anbieter:innen einen Nachweis für einschlägigen Referenzen erbringen. Diese Referenzen sollten dem Umfang und der Komplexität des geplanten On-Demand-Verkehrs entsprechen. Durch ein solches Verfahren wird ein Mindestmaß an Erfahrung und Qualifikation bei der Ausführung von On-Demand-Projekten von allen Anbieter:innen gewährleistet. Folgende Kriterien können dabei angewendet werden:

  • Die Anbieter:in hat bereits mindestens drei unterschiedliche On-Demand-Verkehre mit einer Bündelung von Fahrtwünschen (Pooling) über einen Zeitraum von jeweils mindestens sechs Monaten erbracht.

  • In Summe waren bei allen Projekten mindestens 50 Fahrzeuge im Einsatz, wovon mindestens 50% Elektrofahrzeuge waren.

  • Es handelt sich bei den genannten, durchgeführten Projekten um softwarebasierte Verkehrsleistungen, bei denen die Annahme und Vermittlung von Fahrten digital und automatisiert per App erfolgt.
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3. Die Abgabe von Konzepten belegt die Professionalität

Damit die Auftraggeber:in die Leistungsfähigkeit und Professionalität der Anbieter:in bewerten kann, ist die Forderung nach der Erstellung von Betriebskonzepten ein bewährtes Instrument. Hierbei muss die Auftragnehmer:in darlegen, dass sie die Voraussetzungen und Prozesse zur Ausführung und Steuerung des On-Demand-Verkehrs erfüllt und durchführen kann. Insbesondere zu folgenden Punkten sollten Konzepte angefordert werden:

  • Personalbereitstellung (u.a. Recruiting, Schulung, Mitarbeiterbindung)

  • Fahrzeugmanagement (u.a. Schaden- und Lademanagement)

  • Betriebssteuerung (u.a. Angebotsplanung und -optimierung)


Die eingereichten Konzepte können dann gegeneinander verglichen und neben dem Angebotspreis sowie ggf. weiteren Kriterien als zusätzliches Wertungskriterium bei der Vergabeentscheidung herangezogen werden.

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4. Verhandlungsgespräche mit Vorstellung der Konzepte

Neben den beschriebenen Maßnahmen zur Qualitätssicherung bei Ausschreibungen von On-Demand-Verkehren besteht die Option, den Ausschreibungsprozess in zwei Phasen zu teilen. In diesem Fall reichen die Anbieter in der ersten Phase indikative Angebote ein. Auf Grundlage dieser Angebote, werden sie zu Verhandlungsgesprächen eingeladen. Im Rahmen der Verhandlungsgespräche können bspw. die geforderten Betriebskonzepte im Detail präsentiert werden. Solche Verhandlungsgespräche helfen einerseits Unklarheiten auf Auftragnehmer:innen-Seite zu klären. Andererseits hat die Auftraggeber:in die Möglichkeit, auf Basis der erhaltenen Rückmeldungen, die Anforderungen in den Vergabeunterlagen zu ergänzen und zu präzisieren. In der zweiten Phase des Vergabeprozesses werden dann, ausgehend von den angepassten Vergabeunterlagen, verbindliche Angebote der Anbieter:innen eingereicht.

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Der Vergabeprozess als Voraussetzung für den Erfolg des On-Demand-Verkehrs

Damit ein On-Demand-Verkehr erfolgreich umgesetzt werden kann, ist die Qualifikation seiner Betreiber:in entscheidend. Beim Aufsetzen des Vergabeprozesses ist es daher wichtig zu beachten, dass an die zukünftige Betreiber:in spezifische, auf den Betrieb eines On-Demand-Verkehrs zugeschnittene, Anforderungen gestellt werden müssen. Diese unterscheiden sich grundsätzlich von den Anforderungen an die Durchführung eines klassischen Linienverkehrs. Die Qualifikation der Anbieter:innen sollte durch bestimmte Maßnahmen über den gesamten Vergabeprozess hinweg überprüft werden. Das Verfahren sollte daher detailliert geplant werden, sodass die Auftraggeber:innen im Verlauf genau die Anbieter:in erkennen können, die ihren Ansprüchen entspricht. Je nach Vorerfahrung und internen Kapazitäten der Auftraggeber:in kann es sich anbieten, für die Konzeptionierung und Durchführung des Vergabeprozesses die Unterstützung eines markterfahrenen und unabhängigen Beratungsunternehmens heranzuziehen.

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Autor

Tim Stolle

Senior Business Development Manager

Tim ist seit Anfang 2019 bei CleverShuttle im Business Development tätig. Dabei betreut und koordiniert er die Bearbeitung der Ausschreibungen von On-Demand-Verkehren. Das umfasst erste Markterkundungsgespräche mit potenziellen Auftraggebern, das Bid-Management und die initiale Begleitung des Launch-Prozesses.